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Archive verwenden


Sie archivieren Dokumente, um die Maildatei nicht zu groß werden zu lassen. Das Archivieren gibt Speicherplatz frei und verbessert die Leistung Ihrer Maildatenbank. Es ist besonders für große Maildateien hilfreich. Sie können Mailnachrichten, Notizbuchseiten und Aufgabendokumente archivieren. Das Archiv spiegelt die Maildatei und enthält dieselben Ansichten und Ordner. Mit Ausnahme der Einführungsseite und den Kontakten sind die meisten der Register im Archiv verfügbar.

Was sind Archivierungskriterien?

Wenn Sie Archivierungsvorgaben festlegen, erstellen Sie mehrere Kriterien (Regeln) für die Durchführung der Archivierung, d. h. wann und wie archiviert wird. Bei der Anzeige der Archivierungseinträge im linken Navigationsfenster werden anschließend alle aktivierten Kriterien sowie die von Ihrem Administrator eingerichteten Kriterien angezeigt. Wenn Sie beispielsweise in den Archivierungsvorgaben auswählen, dass manuell ausgewählte Dokumente archiviert werden sollen, lauten die Kriterien "Vorgabeeinstellung für ausgewählte Dokumente (Alter wird nicht berücksichtigt". Soll die Archivierung innerhalb eines betimmten Zeitraums erfolgen, werden die Kriterien "Vorgabeeinstellung für 'Geändert'" angezeigt.

Kann ich mir Archive ansehen, die ich im Notes-Client erstellt habe?

Wenn Sie die Archivierung auf dem Server durchführen und auf einen der Untereinträge der Archivierungoption in IBM(R) Lotus(R) iNotesTM oder Lotus Notes(R) klicken, wird die mit diesen Kriterien erstellte Archivdatenbank auf dem Server geöffnet. Wenn Sie die Archivierung lokal vornehmen, ist die Archivdatei "lokal" bezogen auf den Desktop und nicht auf Ihr Mailkonto. Dies bedeutet, dass Sie Archive, die über den Lotus Notes-Client erstellt wurden, sowohl in Notes als auch in Lotus iNotes anzeigen können. Sie haben jedoch nur von dem Client aus Zugriff auf die Archive, auf dem sie erstellt wurden.

Hinweis Ihr Administrator hat möglicherweise eine Richtlinie festgelegt, über die die Archivierungsoptionen gesteuert werden.

Bevor Sie mit der Archivierung beginnen

Vor der Erstellung eines Archivs müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Legen Sie die gewünschte Archivierungsmethode fest.
  2. Stellen Sie die Archivierungsvorgaben ein.

Archivierungsaufgaben

Führen Sie zum Erstellen und Verwalten von Archiven die folgenden Aufgaben aus.

Aufgabe
Aktion
Archivdatei erstellen

Hinweis Wenn Sie die Dokumente lokal archivieren und IBM(R) Lotus(R) Domino(R) Sync Manager noch nicht installiert ist, werden Sie beim ersten Archivieren eines Dokuments aufgefordert, die Domino Sync Manager Software herunterzuladen. Klicken Sie auf Ja, um sie zu installieren.
  1. Wählen Sie das zu archivierende Dokument aus.
  2. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Symbol "In Ordner verschieben" Ordner und wählen Sie anschließend Archivieren.
Ein Dokument aus einem Archiv wiederherstellen
  1. Wählen Sie das Dokument aus, das Sie wiederherstellen möchten.
  2. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Symbol "In Ordner verschieben" Ordner und wählen Sie anschließend eine der folgenden Funktionen:
    • Wiederherstellen - Um die archivierte Nachricht aus der Archivdatei zu kopieren und sie in der Maildatei wiederherzustellen.
    • Wiederherstellen und löschen - Um das archivierte Dokument aus der Archivdatei zu entfernen und es anschließend zu löschen.
Archivdatei anzeigen
Erweitern Sie im Navigationsfenster die Ansicht Archiv und wählen Sie anschließend ein Archiv aus.
Archivprotokoll anzeigen
Das Archivprotokoll können Sie nur auf einem Lotus Notes(R)-Client anzeigen. Öffnen Sie das Archivprotokoll (archive\l_Benutzername.nsf) genau so wie eine Notes-Anwendung.