Eine Gruppenaufgabe erstellen und zuweisen

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Gruppenaufgabe zu erstellen, die Sie einer oder mehreren Personen zuweisen. Die Beauftragten erhalten eine entsprechende Benachrichtigung und können, ähnlich wie bei Besprechungseinladungen, darauf antworten, indem sie die Aufgabe annehmen, ablehnen oder delegieren.

1. Klicken Sie im Inhaltsumschalter auf das Aufgabensymbol.
2. Klicken Sie auf Neu.
3. Standardmäßig handelt es sich um eine Persönliche Aufgabe. Klicken Sie im ersten Register auf diesen Text und wählen Sie Gruppenaufgabe aus.
4. Geben Sie einen oder mehrere Namen in die Felder Zugewiesen an, Optional oder Zur Kenntnis ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um Namen aus einem Verzeichnis auszuwählen.
5. (Optional) Geben Sie im Feld "Betreff" einen Namen oder eine Kurzbeschreibung für die Aufgabe ein. Dieser Text wird in der Aufgabenliste und im Kalender des Beauftragten angezeigt.
6. (Optional) Füllen Sie die gewünschten Felder in dieser Maske aus. Beachten Sie dabei Folgendes:
• Anfangsdatum und Fälligkeitsdatum - Geben Sie jeweils ein Datum ein. Meilensteine haben nur ein Anfangsdatum.
• Betreff - Der Text wird in Ihrer Aufgabenliste und in Ihrem Kalender angezeigt.
• Status - Standardmäßig haben neue Einträge den Status "Aktuell", andere Statusbezeichnungen sind "Überfällig", "Zurückgewiesen" und "Zukünftig".
• Priorität - Wird angezeigt, wenn Sie Ihre Aufgaben in einer Liste oder in einem Diagramm anzeigen.
• Kategorie - Nützlich, wenn Sie Ihre Aufgaben mit Anwendungen von anderen Anbietern verwalten. Sie können Kategorien aus einer Liste auswählen oder eigene eingeben.
• Vertraulich - Wählen Sie diese Option aus, um zu verhindern, dass Personen, die Zugriff auf Ihren Kalender haben, den Eintrag lesen können. Diese Personen können die Daten in Ihrem Kalender sehen, nicht jedoch den Eintrag selbst.
• Meilenstein - Wählen Sie diese Option aus, um einen einzelnen Tag in einem Zeitplan zu markieren. Wenn Sie Aufgabendiagramme anzeigen, sind Meilensteine rot markiert.
• Antwort anfordern - Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie von den Beauftragten eine Antwort erhalten möchten..
• Alarm - Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie benachrichtigt werden möchten.
7. (Optional) Klicken Sie auf das Register Wiederholen und wählen Sie anschließend Wiederholung einstellen aus. Geben Sie die gewünschten Wiederholungsoptionen an.
8. (Optional) Fügen Sie an der dafür vorgesehenen Stelle eine Beschreibung ein.
9. (Optional) Klicken Sie auf "Anhänge", um einen Anhang hinzuzufügen.
10. (Optional) Klicken Sie auf Optionen, um Zustelloptionen anzugeben.
11. Klicken Sie auf Speichern und Senden , um die Aufgabe zu speichern und eine Benachrichtigung an die Personen in den Feldern "Zuweisen", "Optional" und "Zur Info" zu senden. (Sie können die Aufgabe auch Als Entwurf speichern und zu einem späteren Zeitpunkt fertigstellen.)

Tipp Klicken Sie auf Zuweisung abbrechen, um die zugewiesenen Namen zu entfernen und die Gruppenaufgabe in eine persönliche Aufgabe zu ändern.

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Aufgaben - Häufig gestellte Fragen