Eine Besprechung planen und Einladungen senden
Wenn Sie eine Besprechung planen, können Sie den Zeitplan der eingeladenen Personen überprüfen, Räume und Ressourcen reservieren, eine Instant-Messaging-Besprechung anberaumen und die Antworten verfolgen.
- Klicken Sie in Ihrem Kalender auf Neu und anschließend auf Besprechung.
- Geben Sie eine kurze Beschreibung in das Feld Betreff ein.
- Geben Sie das Datum, Beginn und Ende (oder die Dauer) ein.
- Geben Sie die E-Mail-Adressen in die Felder für die eingeladenen Personen ein oder klicken Sie auf die Schaltflächen, um die Namen in der Kontaktliste, im Domino-Verzeichnis des Servers oder im Verzeichniskatalog auszuwählen. Weitere Informationen zum Offline-Arbeiten finden Sie in den Hinweisen unten.
Tipp Klicken Sie auf 
, um die Schnelladressierung zu verwenden.
- (Optional) Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Geben Sie einen Ort an.
- Aktivieren Sie Antwort anfordern, wenn Sie von den eingeladenen Personen eine Bestätigung erhalten möchten..
- Klicken Sie auf das Register Zeitplan und überprüfen Sie die freie Zeit der eingeladenen Personen.
- Klicken Sie auf das Register Wiederholen, wenn der Eintrag wiederholt werden soll, und geben Sie dann die Wiederholungsoptionen an.
- Aktivieren Sie Alarm und geben Sie an, wann Sie benachrichtigt werden möchten.
- Klicken Sie auf das Zeitzonensymbol,
, um eine andere Zeitzone für die Anfangs- und/oder Endezeit auszuwählen.
- Aktivieren Sie die Option Als 'Privat' markieren, um zu verhindern, dass Benutzer, die Zugriff auf Ihren Kalender haben, den Eintrag lesen können. Benutzer, die Ihren Kalender verwalten, sehen die Uhrzeiten, jedoch nicht den Inhalt vertraulicher Kalendereinträge.
- Aktivieren Sie die Option Als 'Verfügbar' markieren, um den Eintrag vorläufig einzutragen, den Zeitraum in Ihrer Freie-Zeit-Planung jedoch offen zu halten.
- Wählen Sie im Feld Kategorien einen Kategorienamen aus oder geben Sie den gewünschten Namen ein.
- Klicken Sie auf Details und fügen Sie Anmerkungen zu diesem Eintrag hinzu.
- Klicken Sie auf Anhänge und hängen Sie Dateien an diesen Eintrag an.
- Aktivieren Sie die Option Informationen zu Telefonkonferenzen aufnehmen, wenn die festgelegten Informationen in den Vorgaben Kalender > Besprechung übernommen werden sollen.
- Klicken Sie auf Räume reservieren oder Ressourcen reservieren, um einen Raum bzw. eine Ressource für die Besprechung zu reservieren. Zur Reservierung eines Raums oder einer Ressource muss die Kontaktliste Ihres Unternehmens Räume und Ressourcen enthalten.
- Klicken Sie auf Zustelloptionen, um Zustelloptionen anzugeben.
- Aktivieren Sie ggf. die Option Online-Besprechung und wählen Sie eine der folgenden Optionen:
- Lotus Sametime - Geben Sie die erforderlichen Informationen an.
- Lotus Sametime Unyte - Geben Sie die erforderlichen Informationen an. Wenn Sie Vorgaben für Lotus Sametime Unyte gesetzt und als Standardvorgaben festgelegt haben, werden Ihre Vorgaben hier angezeigt.
- Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:
- Speichern und Senden - Um die Einladung zu speichern und eine Benachrichtigung an die Personen in den Feldern "Einladen", "Optional" und "Zur Kenntnis" zu senden.
- Als Entwurf speichern - Um einen Entwurf der Einladung zu speichern, den Sie zu einem späteren Zeitpunkt aktualisieren können.
Einladungen beim Offline-Arbeiten senden
Wenn möglich, sollten Sie eine lokale Kopie des IBM(R) Lotus(R) Domino(R) -Verzeichnisses Ihres Mail-Servers verwenden, wenn Sie offline arbeiten, damit die Namen der eingeladenen Personen ordnungsgemäß formatiert und verarbeitet werden. Wählen Sie in den Offline-Vorgaben die Option Domino-Verzeichnis des Servers aufnehmen. Wenn diese Option nicht verfügbar ist, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.
Weitere Informationen zum Festlegen von Offline-Vorgaben finden Sie unter "Offline-Vorgaben festlegen".