Verfügbarkeit von Personen für Besprechungen anzeigen

Wenn Sie eine Besprechung planen, können Sie prüfen, wann die eingeladenen Personen verfügbar sind.

Informationen zu diesem Vorgang

Die Verfügbarkeit der zu Besprechungen eingeladenen Personen basiert auf deren Freie-Zeit-Planung und den Einträgen in ihren Kalendern. Mit dem dynamischen Planerwidget können Sie eine Besprechungszeit, die für alle Teilnehmerzeitpläne geeignet ist, durch Ziehen und Ablegen mühelos auswählen. Zeiten, die allen Besprechungsteilnehmern zusagen, werden im Fenster Empfohlene Zeiten des Planers nach Datum und im Zeitraster durch Häkchen über den Spalten angezeigt.

Der dynamische Planer ermöglicht es Ihnen auch, eine Besprechung in Ihrem Eingang zu planen, während Sie Ihre E-Mails lesen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein beliebiges Dokument und klicken Sie dann auf Verfügbare Zeit suchen, um den neuen Planer zu öffnen. Wählen Sie Ihre Besprechungszeit aus und klicken Sie dann auf Besprechung erstellen, um die Veranstaltung zu planen.

Vorgehensweise

Fügen Sie beim Planen einer Besprechungs- oder Veranstaltungsankündigung die eingeladenen Personen hinzu und reservieren Sie die entsprechenden Räume oder Ressourcen.
Klicken Sie neben den Feldern Beginn und Endet für die Besprechung auf Verfügbare Zeit suchen.
So wählen Sie eine Besprechungszeit aus
- Wählen Sie im Fenster Empfohlene Zeiten die gewünschte Zeit aus oder
- Klicken Sie auf die Zeitleiste und ziehen Sie sie dann zum gewünschten Zeitrasterintervall. Wenn die Zeitleiste grün ist, sind alle eingeladenen Personen im markierten Zeitraum verfügbar. Wenn die Zeitleiste rosa ist, sind nur einige eingeladene Personen im markierten Zeitraum verfügbar. Wenn die Zeitleiste grau ist, sind keine Informationen zur freien Zeit der eingeladenen Personen verfügbar. Sie können die Zeitleiste auch auf einer Tagesgrenze ablegen, damit das Zeitraster automatisch auf den 24-Stunden-Modus erweitert wird.
  Anmerkung: Die eingeladenen Personen, deren freie Zeit nicht verfügbar oder eingeschränkt ist, werden bei der Berechnung der Personen, die an der geplanten Besprechung teilnehmen können, als verfügbar betrachtet.
  
  Anmerkung: Der Standardzeitrahmen für empfohlene Besprechungszeiten beträgt vier Tage. Wenn die im Fenster Empfohlene Zeiten angezeigten Besprechungszeiten für Ihre Besprechung nicht geeignet sind, klicken Sie im Fenster Empfohlene Zeiten auf Mehr anzeigen, um mögliche Besprechungszeiten für die nächsten drei Tage anzuzeigen. Damit werden weitere drei Tage auch in das Kalenderraster geladen.
Wenn Sie eine Zeit finden, die allen anderen außer Ihnen zusagt, können Sie den Mauszeiger über den Terminkonflikt im Kalenderraster bewegen, um die Details anzuzeigen. Anhand dieser Informationen können Sie dann entscheiden, ob Sie die aktuelle Besprechung planen und den Terminkonflikt für eine andere Zeit neu planen möchten. Diese Option ist nur für die Besprechungsleitung und für Führungskräfte verfügbar, die Details zu den belegten Zeiten ihrer Mitarbeiter optional anzeigen können. Die ausgewählte verfügbare Zeit wird im Dialogfeld vor dem Fenster Empfohlene Zeiten angezeigt.
Klicken Sie auf OK, um die ausgewählte Zeit in der Einladung zu speichern.

Nächste Schritte

Sie können Änderungen an der Teilnehmerliste im Planerwidget vornehmen:

Eingeladene Personen einzeln hinzufügen: Klicken Sie im Kalenderraster mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle in der Teilnehmerliste und wählen Sie Eingeladene Person hinzufügen aus. Wählen Sie im Dialogfeld Eingeladene Person hinzufügen den Typ der eingeladenen Person aus ("Erforderlich", "Optional", "Raum" oder "Ressource"). Klicken Sie dann in das Adressfeld und wählen Sie eine Adresse aus Ihren Kontakten aus, indem Sie auf die Schaltfläche neben dem Adressfeld klicken.
Eingeladene Personen entfernen: Wählen Sie das Kontrollkästchen neben einer Person, einem Raum oder einer Ressource ab oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen der eingeladenen Person, des Raums oder der Ressource und wählen Sie Eingeladene Person entfernen aus.
Sie können auch Gruppen ausschließen. Deaktivieren Sie z. B. das Kontrollkästchen neben Optional, um alle optional eingeladenen Personen auszuschließen.