Wenn Sie Besprechungen planen, können Sie die Zeitpläne der eingeladenen Personen prüfen, Räume und Ressourcen reservieren, Online-Besprechungen einrichten und die Antworten der eingeladenen Personen verfolgen.
Vorgehensweise
- Klicken Sie in Ihrem Kalender auf Neu. Wählen Sie bei Bedarf dann Besprechung im Feld Was aus.
- Geben Sie für Betreff eine Kurzbeschreibung für die Besprechung in das Feld ein.
Anmerkung: Klicken Sie auf Kategorie und wählen Sie mindestens eine Kategorie aus, um die Besprechung einer Kategorie zuzuweisen. Geben Sie zum Hinzufügen einer Kategorie ihren Namen ein und klicken Sie auf Hinzufügen.
- Geben Sie für Erforderlich die wichtigsten eingeladenen Personen an, indem Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen und Gruppennamen eingeben.
Anmerkung: Wenn Sie eingeladene Personen hinzufügen möchten, indem Sie in Ihrer Kontaktliste, im Domino-Verzeichnis auf Ihrem Mail-Server oder in einem Verzeichniskatalog
nach Namen suchen, klicken Sie auf Erforderlich und wählen Sie das zu durchsuchende Verzeichnis aus. Geben Sie dann einen zu suchenden Namen ein, klicken Sie auf Suchen, wählen Sie den Namen in den Suchergebnissen aus und klicken Sie abschließend auf Erforderlich:>>.
Anmerkung: Klicken Sie auf Optional, um optionale eingeladene Personen hinzuzufügen.
Klicken Sie auf Zur Info, um andere Personen über die Besprechung zu benachrichtigen.
Befolgen Sie dann die vorherigen Anweisungen zum Angeben der Namen der eingeladenen Personen sowie für die Suche, um optionale eingeladene Personen hinzuzufügen oder andere Personen zu benachrichtigen.
- Geben Sie das Datum, die Anfangs- und die Endzeit an.
Anmerkung: Klicken Sie auf Verfügbare Zeit suchen, um die freie Zeit der eingeladenen Personen zu prüfen. Mithilfe dieser Option können Sie empfohlene Besprechungszeiten auswählen oder Termine suchen, an denen alle erforderlichen bzw. alle eingeladenen Personen verfügbar sind.
Anmerkung: Klicken Sie auf Zeitzonen einblenden, um eine alternative Zeitzone für die Anfangszeit, die Endzeit oder für beide auszuwählen.
- Optional: Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
- Klicken Sie zum Wiederholen der Besprechung auf Wiederholt sich und geben Sie dann die Einstellungen für die Wiederholung an, z. B. Häufigkeit und Dauer.
- Geben Sie einen Besprechungsort ein.
- Klicken Sie auf Räume oder Ressourcen, um einen Raum oder eine Ressource zu reservieren (Reservierungen sind für Ihr Unternehmen eingerichtet).
- Klicken Sie zum Hinzufügen von Telefonkonferenzinformationen zum Feld Ort oder zum Einladungstext der Besprechung auf Call-In-Nummer.
Deaktivieren Sie dann die Option Informationen zu Telefonkonferenzen aufnehmen, um die Call-In-Informationen nur im Einladungstext der Besprechung anzuzeigen.
Anmerkung: Die Option Call-In-Nummer wird nur angezeigt, wenn Informationen zur Telefonkonferenz in den Besprechungsvorgaben des Kalenders angegeben sind.
- Klicken Sie auf Online-Besprechung, um Informationen zur Online-Besprechung zur Besprechungseinladung hinzuzufügen. Wählen Sie dann bei Bedarf den in Ihrem Unternehmen verwendeten Besprechungsservice aus und geben Sie die Online-Besprechungsdetails für den Service an.
- Wählen Sie Erinnern und anschließend einen Zeitpunkt für die Erinnerung aus, um einen Alarm für die Besprechung festzulegen.
- Aktivieren Sie die Option Antwort anfordern aus, um eine Benachrichtigung von jeder eingeladenen Person zu erhalten, die antwortet.
Tipp: Wenn Sie eine Besprechungseinladung an eine große Anzahl von eingeladenen Personen senden, deaktivieren Sie gegebenenfalls die Option Antwort anfordern. Dadurch wird die Besprechungseinladung zu einer Podiumseinladung und somit haben die eingeladenen Personen die Möglichkeit, die Besprechung zu ihren Kalendern hinzuzufügen, anstatt zu antworten.
Tipp: Wenn Sie wegen der Anzahl der Antwortbenachrichtigungen in Ihrem Eingang besorgt sind, auch wenn die Anzahl der eingeladenen Personen geringer ist, wechseln Sie zur Kalenderanzeigevorgabe Typen von Besprechungsbenachrichtigungen, die in Ihrem Maileingang angezeigt werden sollen und aktivieren die Option Alle außer Antworten. Sie können die Antworten der eingeladenen Personen für Ihren Besprechungseintrag über verfolgen, ohne die Antwortbenachrichtigungen in Ihrem Eingang anzuzeigen.
- Sie können den Besprechungseintrag für die Einladung zum Kalender hinzufügen, aber den Zeitraum in Ihrer Freie-Zeit-Planung verfügbar halten, indem Sie Verfügbar im Feld Anzeigen als auswählen.
- Wählen Sie Als 'Privat' markieren aus, damit Personen, die Zugriff auf Ihren Kalender haben, den Besprechungseintrag nicht lesen können. Personen, die für Verwaltungsaufgaben über den Zugriff auf Ihren Kalender verfügen, können die Zeiten, aber nicht den Inhalt der privaten Einträge anzeigen.
- Geben Sie alle Besprechungsinformationen an, z. B. eine Tagesordnung im Einladungstext der Besprechung.
- Fügen Sie Dateien, z. B. Präsentationen, zur Besprechungseinladung hinzu, indem Sie auf die Überschrift Anhänge klicken. Klicken Sie dann hinter der Überschrift auf das Symbol Dateien auswählen und wählen Sie mindestens eine Datei als Anhang aus.
- Klicken Sie auf Zustelloptionen, um alle Standardoptionen für die Mailzustellung anzugeben.
- Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
- Speichern und Einladungen senden – Sendet die Einladung und fügt einen Besprechungseintrag für die Einladung zum Kalender hinzu.
- Als Entwurf speichern – Speichert Ihre Arbeit an der Einladung, um diese zu einem späteren Zeitpunkt zu aktualisieren und zu senden.
