Sie können Dokumente archivieren, um die Größe der Maildatei zu kontrollieren.
Durch die Archivierung wird Speicherplatz freigegeben und die Leistung für Ihre Mail verbessert.
Sie ist besonders hilfreich bei großen Maildateien. Sie können Nachrichten, Notizbuchseiten und Aufgabendokumente archivieren. Ihr Archiv spiegelt die Maildatei und schließt dieselben Ansichten und Ordner ein. Die meisten Register sind in Ihrem Archiv verfügbar, ausgenommen die Begrüßungsseite und die Kontakte.
Sie können mithilfe einer Reihe von Regeln, die als Archivierungskriterien bezeichnet werden, die Vorgehensweise und den Zeitpunkt für die Archivierung festlegen.
Anmerkung: Ihr Administrator hat möglicherweise eine Richtlinie eingerichtet, die Ihre Archivierungsoptionen steuert.
Sie können erstellte Archive mithilfe des HCL Notes-Clients anzeigen. Wenn Sie bei der Archivierung auf dem Server auf einen der Archivuntereinträge in
iNotes oder Notes klicken, wird die mit diesen Kriterien erstellte Archivdatenbank auf dem Server geöffnet, auf dem sie gespeichert wird. Bei der lokalen Archivierung bezieht sich die Bezeichnung "lokal" auf den Desktop und nicht auf Ihr Mailkonto. Daher können mit dem Notes-Client erstellte Archive sowohl in Notes als auch in iNotes angezeigt werden. Der Zugriff ist jedoch nur über den Client möglich, mit dem sie erstellt wurden.
Sie können auf Ihrem Home-Server oder lokal auf der Workstation archivieren.
Bei der Auswahl des Archivierungsortes müssen die folgenden Punkte berücksichtigt werden:
Serverbasierte Archivierung:
- Die Archivierung auf dem Server muss von einem Administrator aktiviert werden.
- In Abhängigkeit von der Verweildauer des Dokuments kann eine manuelle oder automatische Archivierung ausgeführt werden.
Lokale Archivierung:
- Die Archivierung muss manuell ausgeführt werden.
- Die Archivierung kann im Offline-Modus ausgeführt werden.
- Nur verfügbar für Microsoft Internet Explorer und Mozilla Firefox unter Microsoft Windows.
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie Sie die zu archivierenden Dokumente bestimmen können. Sie können sie dokumentweise auswählen oder automatisch auf Basis der Verweildauer des Dokuments archivieren. Folgendes muss dabei berücksichtigt werden:
- Bei der lokalen Archivierung auf der Workstation muss der Vorgang manuell ausgeführt werden.
- Bei der Archivierung auf dem Home-Server kann der Vorgang ebenfalls manuell ausgeführt werden. Andernfalls können Sie auch eine Reihe von Kriterien fest (z. B. alle Dokumente, die in den letzten 90 Tagen nicht geändert wurden), um die Dokumente automatisch archivieren zu lassen, wenn sie die Bedingung erfüllen.
Es gibt zwei Möglichkeiten zum Archivieren von Dokumenten:
- Das Dokument in einer Archivdatei speichern, von der es anschließend aus der Maildatei gelöscht wird.
- Das Dokument wird einfach gelöscht.
